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Bases Gerais| Festival de Tunas - Como Organizar?

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Como organizar um Festival de Tunas?

Tópicos base a ter em atenção:

1 ) Criar um Regulamento e critérios de avaliação para cada prémio a atribuir, seguem-se alguns exemplos:
    a) Melhor Tuna (2ª e 3ª)
    b) Melhor Serenata
    c) Melhor Instumental
    d) Melhor Solista
    e) Melhor Pandeireta
    f) Melhor Estandarte
    g) Melhor Original
    h) Melhor Arranjo Vocal
    i) Tuna Mais Tuna

2 ) Estabelecer o modelo pretendido:
- Festival de 1 dia
    i) Recepção as Tunas (antes ou depois de almoço)  
    ii) Actividades
    iii) Festival

- Festival de 2 dias
Dia A
    i) Recepção as Tunas  
    ii) Actividades onde poderá ser incluída noite de serenatas ou 1 noite de Festival
    iii) Festa Convívio
Dia B
    iv) Almoço
    v) Actividades
    vi) Jantar
    vii) Festival
    viii)Festa Convívio

3 ) Encontrar o espaço onde se pretende efectuar o evento

4 ) Dividir responsabilidades entre os elementos da tuna:
    a) Envio de convites
    b) Produção do evento
    c) Alojamentos
    d) Logistica
    e) Bares
    f) Guias
    g) Etc...

5 ) Pedir orçamentos de
    a) Sala de espectáculos
    b) Dormidas (evitar a moda dos pavilhoes e colchões, preferivel fazer um festival de um dia com tunas de perto!)
    c) Equipa técnica de Luz&Som
    d) Alimentação (muitas vezes os SAS ajudam nesta parte!)
    e) Gráfica (cartazes, bilhetes, crendeciais, livretos de festival)
    f) Orçamentos para execução dos prémios a atribuir
    g) Autocarros para deslocar as Tunas convidadas entre os diferentes locais onde decorrem as actividades do festival

6 ) Com base nos orçamentos pedir apoios (tendo em mente que o não é garantido, tudo o resto é lucro!) a) Instituição de Ensino b) Câmara Municipal (poderá ceder a sala de espectáculos, autocarros...) c) IPDJ (poderão facilitar dormidas nas pousadas da juventude d) Comerciantes locais

7 ) Ponderar o nº de Tunas a participar (nunca deverão ser mais de 5 por dia a concurso, pois acaba por se tornar um espectáculo longo e entediante para quem vai assistir, pois há que contar ainda com a actuação da tuna organizadora e eventuais convidados extra-concurso)

8 ) Estabelecer critérios para a escolha das tunas participantes, sejam eles de amizade, qualidade, de próximidade geográfica, sempre mais uma ou duas no caso de haver alguma resposta negativa  

9 ) Analisar os encargos financeiros e os apoios que se garantiram e estabelecer o modelo de festival que se vai adoptar (1 ou 2 dias) e estabelecer um programa provisório do evento

10)  Adaptar o regulamento do festival, onde devem constar as responsabilidades da Tuna Organizadora e das tunas convidadas, tempos de actuação disponíveis, participação em actividades, programa provisório  

11)  Enviar os convites às tunas escolhidas, acompanhados do regulamento,  critérios de avaliação, e ficha de inscrição (onde devem constar os nomes dos elementos, para personalizaçao de credencias,informação (caso se aplique) do nº de noites de alojamento, e refeições. Vão precisar destes dados, mais cedo ou mais tarde! Não esquecer de colocar um prazo de resposta ao convite, razoável e de forma a permitir em caso de resposta negativa encontrar outra tuna

12)  Escolher o Juri, preferencialmente pessoas com conhecimentos musicais e ligados ao movimento Tuna Estudantil, que vai avaliar as tunas de acordo com os critérios de avaliação, e enviar os convites acompanhados do regulamento e critérios de avaliação. Deverá ser em nº impar para evitar constrangimentos em caso de empates

13)  Escolher ou convidar duas pessoas, Guias, para acompanharem as tunas durante o evento, e serem o elo de ligação entre estas e a organização.

14) Definir o cartaz e respectivos grafismos de modo a ser completado com as tunas participantes, programas publicos e apoio/patrocínios  

15)  Elaborar bilhetes para venda de acordo com a capacidade do espaço escolhido

16)  Organizar a venda de Bilhetes para 15 dias antes do evento

17)  Garantir que no dia do evento todos sabem os postos a ocupar e quais as suas responsabilidades.

Desengane-se quem pensa que organizar um festival é fixe para beber uns copos a borla! Sim, é muito fixe organizar festivais, mas preparem-se para trabalho duro, antes e durante o mesmo e ás vezes até depois!
A prioridade deverão sempre ser as tunas convidadas, garantir o seu bem estar, assim como o desejo de regressarem a nossa casa!  
Saber receber e acarinhar os convidados é meio caminho para que um festival seja considerado um sucesso, ás vezes mais do que ter cerveja a borla!

Redação: Joana Rangel, 25 de Maio de 2017

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